Účtovná dokumentácia, účtovné zápisy a účtovné knihy v podvojnom účtovníctve

Účtovnú dokumentáciu tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov, ktoré sa v účtovnej jednotke vytvárajú v zmysle zákona. Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo ako systém účtovných záznamov.

Účtovný záznam: údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia.

Obsah a forma účtovného záznamu

Obsah tvoria informácie, ktoré sa týkajú predmetu účtovníctva a ktoré sa týkajú spôsobu vedenia účtovníctva

(viažu sa k použitej účtovnej technike v danom účtovnom období v danej účtovnej jednotke)

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú predmetu účtovníctva:

1) účtovné doklady

2) účtovné zápisy

3) účtovné knihy

4) odpisový plán

5) inventúrne súpisy

6) účtový rozvrh

7) účtovná závierka

8) výročná správa

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu vedenia účtovníctva

1) účtovný záznam vykonávaný ručne

2) účtovný záznam vykonávaný pomocou prostriedkov výpočtovej alebo inej techniky

Forma účtovného záznamu:

• písomná (čitateľný obsah)

• technická (elektronický, optický, ale vždy prevoditeľný do písomnej formy)

Z hľadiska rozsahu informácií, ktoré sú obsahom účtovného záznamu

• jednotlivý (informácie o jednej skutočnosti)

• súhrnný (informácie o viacerých rovnorodých skutočnostiach)

Z hľadiska obsahu informácií (vecné hľadisko)

Účtovným záznamom sú:

účtovné doklady

účtovné knihy

účtovná závierka

účtovný zápis

podpisový záznam

Účtovný doklad je prvotný účtovný záznam hospodárskej a účtovnej operácie, je medzičlánkom medzi účtovným prípadom a účtovným zápisom, zabezpečuje preukazateľnosť účtovníctva a účtovnej závierky.

Funkcie účtovných dokladov:

1) Dokladujú (dokumentujú) účtovné prípady

2) Sú prostriedkom na overenie správnosti vedenia účtovníctva

Členenie účtovných dokladov:

1) Podľa vecného obsahu: vonkajšie (vzťah ÚJ s okolím), vydané (FAO), prijaté (FAD), vnútorné (interné)

2) Podľa počtu zachytených účtovných prípadov: jednotlivé, zberné (súhrnné)

Účtovný doklad je preukazateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať:

1) Označenie účtovného dokladu

2) Obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov

3) peňažnú sumu alebo údaj o cene za jednotku a údaj o množstve

4) dátum vyhotovenia účtovného dokladu

5) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je totožný s dátumom

vyhotovenia účtovného dokladu

6) podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a podpisový

záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie

7) označenie účtov, na ktoré sa účtovný prípad zaúčtuje, ak to nevyplýva

z programového vybavenia

Spracovanie účtovných dokladov:

Pohyb účtovných dokladov od ich príchodu do účtovnej jednotky až po ich úschovu sa nazýva obeh účtovných dokladov.

Proces spracovania účtovných dokladov:

1) Triedenie a číslovanie účtovných dokladov

2) Preskúmanie účtovných dokladov (kontrola vecnej a formálnej správnosti)

3) Určenie a zapísanie účtovacieho predpisu (predkontácia)

4) Zaúčtovanie účtovného dokladu (podpisový záznam osoby, ktorá vykonala zaúčtovanie)

5) Archivovanie účtovných dokladov

Účtovné knihy

V účtovných knihách sa účtujú účtovné prípady vznikajúce v priebehu účtovného obdobia. Účtovné zápisy musia byť preukázateľné a vykonané spôsobom zabezpečujúcim trvalosť účtovných záznamov.

Priebežné zaznamenávanie účtovných zápisov v účtovných knihách (minimálne mesačne).

Úplnosť vedenia účtovníctva v účtovných knihách musia byť zaúčtované všetky účtovné prípady, ktoré vznikli v účtovnom období.

Účtovné zápisy sa musia usporiadať z 2 hľadísk:

• chronologicky (časovo)

• systematicky (z vecného hľadiska sa spájajú rovnorodé účtovné zápisy pri zachovaní časového poradia ich vzniku)

Účtovné knihy v sústave podvojného účtovníctva

1) Denník (chronologické zápisy) 1) Denník

2) Hlavná kniha (systematické zápisy) 2) Hlavná kniha

3) Knihy analytickej evidencie

Denník je účtovná kniha, v ktorej sa usporiadajú účtovné zápisy z hľadiska času a ktorým sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období.

Hlavná kniha je účtovná kniha, v ktorej sa usporiadajú účtovné zápisy z vecného hľadiska a v ktorej sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov na účty majetku, záväzkov, VI, nákladov a výnosov v účtovnom období.

Hlavná kniha musí obsahovať minimálne:

1) Stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa otvára hlavná kniha.

2) Súhrnné obraty strany MD a D jednotlivých účtov minimálne za kalendárny mesiac.

3) Zostatky a stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Hlavnú knihu tvoria všetky syntetické a analytické účty, ktoré účtovná jednotka v účtovnom období používa a sú uvedené v jej účtovom rozvrhu. Účtovná jednotka nesmie účtovať na účtoch, ktoré nie sú uvedené v účtovom rozvrhu a nesmie zriaďovať účty mimo účtovných kníh.

Denník obsahuje tie isté účtovné prípady ako hlavná kniha usporiadané chrolologicky. Denník má kontrolnú funkciu vo vzťahu k hlavnej knihe, preukazuje sa ním úplnosť účtovných zápisov a správnosť zaúčtovania do obdobia, s ktorým časovo a vecne súvisia.

Druhy denníkov napr.:

1) Pokladničný denník

2) Denník prijatých (dodávateľských) faktúr

3) Denník odoslaných (vystavených) faktúr