Účtovné operácie pred ukončením účtovného obdobia v podvojnom účtovníctve

Účtovné obdobie – rok 2023 vrcholí a onedlho bude nutné vyhotoviť účtovnú závierku. Predtým než dôjde k uzavretiu účtovných kníh je potrebné vykonať inventarizáciu a zaúčtovať uzávierkové operácie. Po uzavretí účtov sa vypočíta hospodársky výsledok a účtovné obdobie sa uzavrie.

Predtým, než dôjde k uzavretiu účtovných kníh sa vykonáva vo firme inventarizácia, vďaka ktorej sa skontroluje vecná správnosť účtovníctva. Pri inventarizácii sa zisťuje skutočný stav majetku a záväzkov a porovná sa s účtovným stavom. Inventarizácia pomáha udržiavať podvojné účtovníctvo v súlade s jeho základnou zásadou – zásadou pravdivého zobrazenia.

V prípade, že niektorý z účtovných stavov nezodpovedá skutočnosti, je nutné zaúčtovať inventarizačné rozdiely – manko alebo prebytok.

Pri účtovaní manka (schodku) je nutné rozlíšiť či sa jedná o manko zavinené, nezavinené alebo o prirodzené úbytky majetku. Firma musí predovšetkým počítať s možnosťou vzniku manka, preto je potrebné mať vyhotovenú internú smernicu, v ktorej je stanovený limit pre prirodzený úbytok, ktorý sa nepovažuje za manko. Úbytky nad limit sú účtované ako manká, za ktoré by mal niesť zodpovednosť niektorý zo zamestnancov firmy.

Škody mimoriadneho charakteru sú predovšetkým živelné pohromy, požiare alebo krádež majetku. Medzi mimoriadne náklady je možné zaradiť škody na odcudzenom majetku, pokiaľ firma obdrží potvrdenie od Polície SR o odcudzeniu majetku neznámym páchateľom.

Uzávierkové účtovné operácie

Pred skončením roka je nutné pre zistenie hospodárskeho výsledku zaúčtovať aj účtovné operácie, na ktoré firma ešte nedostane potrebné doklady a v prípade malých a veľkých účtovných jednotiek aj zaúčtovať položky časového rozlišovania. Do hospodárskeho výsledku je nutné premietnuť aj možné riziká a straty ešte pred ich vznikom.

Ešte pred vykonaním uzávierkových operácií je vhodné prejsť celú obratovú predvahu a skontrolovať zaúčtovania na jednotlivých účtoch. Počas účtovného obdobia účtovník často krát nemá čas kontrolovať či všetko zaúčtoval správne a či zostatky na všetkých účtoch sú správne. V praxi sa často stáva, že nie je správne zúčtovaný účet 261 Účet 261 - Peniaze na ceste (S premenlivým zostatkom) 261 a vykazuje zostatok napriek tomu, že na konci účtovného obdobia nedošlo k výberu/vkladu hotovosti v banke, že účet 231 Účet 231 - Krátkodobé bankové úvery (Pasivní) 231 vykazuje iný zostatok ako sú posledné platby kartou za tovar či materiál a podobne. Následne po kontrole obratovej predvahy sa zaúčtujú uzávierkové účtovné operácie.

Medzi uzávierkové operácie patria:

• zaúčtovanie nevyfakturovaných dodávok ( 326 Účet 326 - Nevyfaktúrované dodávky (Pasivní) 326) a zásob na ceste (kontrola účtov 111 Účet 111 - Obstaranie materiálu (Aktivní) 111, 131 Účet 131 - Obstaranie tovaru (Aktivní) 131)
• zúčtovanie účtov časového rozlišovania ( 381 Účet 381 - Náklady budúcich období (Aktivní) 381, 382 Účet 382 - Komplexné náklady budúcich období (Aktivní) 382, 383 Účet 383 - Výdavky budúcich období (Pasivní) 383, 384 Účet 384 - Výnosy budúcich období (Pasivní) 384, 385 Účet 385 - Príjmy budúcich období (Aktivní) 385)
• kontrola správnosti zaúčtovania kurzových rozdielov ( 563 Účet 563 - Kurzové straty (Nákladový - daňový) 563, 663 Účet 663 - Kurzové zisky (Výnosový - daňový) 663)
• zaúčtovanie rezerv ( 451 Účet 451 - Rezervy zákonné (Pasivní) 451, 459 Účet 459 - Ostatné rezervy (Pasivní) 459, 323 Účet 323 - Krátkodobé rezervy (Pasivní) 323)
• tvorba opravných položiek
• zaúčtovanie odpisu pohľadávok

Za nevyfakturovanú dodávku je možné považovať napríklad zásoby tovaru alebo materiálu, ktoré už boli naskladnené ale do konca účtovného obdobia neprišla faktúra. Nevyfakturovanú dodávku môžu predstavovať aj spotrebované energie a využité služby, na ktoré nebola na konci roku vystavená faktúra.

Zásoby na ceste sú opačným prípadom nevyfakturovanej dodávky. Je to presne naopak, tzn. firma má ku konci roka k dispozícii faktúru na materiál alebo tovar ale dodávku obdrží až v nasledujúcom roku. Očakávané dodávky sa účtujú na účet 111 Účet 111 - Obstaranie materiálu (Aktivní) 111 – Materiál na ceste alebo 131 Účet 131 - Obstaranie tovaru (Aktivní) 131 – Tovar na ceste.

Náklady a výnosy sa musia účtovať zásadne do obdobia, s ktorým vecne i časovo súvisia, nie do obdobia kedy dochádza k ich úhrade či inkasu. Z tohto dôvodu dochádza pri nákladoch a výnosoch k časovému rozlišovaniu. Pri účtovaní časového rozlišovania sa používajú účty účtovnej skupiny 38. Veľmi často sa v praxi s časovým rozlišovaním stretávame pri účtovaní finančného lízingu, alebo nájomného plateného vopred/pozadu.

Pokiaľ sa v účtovníctve účtuje aj v cudzej mene, či už pri valutách alebo devízach, je nutné k poslednému dňu účtovného obdobia previesť prepočet na základe kurzu Národnej banky Slovenska. Vzhľadom k meniacemu sa kurzu vznikajú pri cudzej mene kurzové rozdiely. Kurzové rozdiely sa účtujú na účty 563 Účet 563 - Kurzové straty (Nákladový - daňový) 563 – Kurzové straty a  663 Účet 663 - Kurzové zisky (Výnosový - daňový) 663 – Kurzové zisky.

V širšom poňatí časového rozlišovania je aj účtovanie rezerv. Rezervy patria medzi cudzí kapitál, Rezervy sa delia na zákonné, ktoré sa tvoria podľa zákona o rezervách a ostatné. 

K majetkovým účtom je možné tiež vytvárať opravné položky. Opravné položky je možné tvoriť k dlhodobému majetku, zásobám a aj pohľadávkam. Je nutné dodržiavať zásadu, že nie je možné súčasne vytvárať k rovnakému majetku rezervu aj opravnú položku.

Podľa zákona o dani z príjmov je možné odpisovať pohľadávky, ktoré sú rizikové, tzn. sú po splatnosti a nie sú uhradené.

Po skončení všetkých týchto prác je účtovníctvo pripravené na zistenie konečných zostatkov účtov a vyčíslenie hospodárskeho výsledku.