Účtovné doklady

Účtovné doklady sú preukázateľné účtovné záznamy, v ktorých sú prvotne zaznamenané tie operácie, ktoré majú byť zobrazené v účtovníctve.

V účtovných dokladoch sa zachycujú:

• hospodárske operácie, ktoré znamenajú zmeny v zložkách majetku, záväzkoch, vlastnom imaní, nákladoch a výnosoch podniku;

• účtovné operácie, ktoré vyplývajú z techniky účtovných zápisov, napr. opravy chybných účtovných zápisov, účtovné prevody pri uzávierke účtov.

Účtovné doklady plnia dve základné funkcie:

- preukazujú, dokladujú, že účtovné prípady nastali a

- overujú uskutočnené účtovné prípady.

Zákon o účtovníctve (§10) stanovuje, že účtovné doklady musia mať tieto náležitosti:

- označenie účtovného dokladu

- popis obsahu účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov

- peňažnú sumu alebo údaj o množstve a cene

- dátum vyhotovenia účtovného dokladu

- dátum uskutočnenia účtovného prípadu

- podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie, tieto podpisy možno nahradiť iným preukazným spôsobom

- označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva

Spracovanie, obeh a úschova účtovných dokladov

Každý účtovný doklad (vystavený aj prijatý) sa musí riadne skontrolovať zodpovednými pracovníkmi a to po stránke vecnej aj formálnej správnosti. Vecná aj formálna správnosť sa kontroluje vždy pred zaúčtovaním. Pri kontrole vecnej správnosti sa zisťuje, či sú všetky údaje správne a pravdivé, pri preskúmavaní formálnej správnosti sa skúma úplnosť predpísaných náležitostí účtovného dokladu a dodržanie zásad o úprave dokladov (negumované, neprepisované).

Obeh účtovných dokladov písomne určuje vedúci podniku (organizácie) tak, že vyhlási mená a podpisové vzory pracovníkov oprávnených nariaďovať a schvaľovať obchodné a účtovné prípady a určí tiež pracovníkov, ktorí majú preskúmať prípustnosť týchto prípadov, alebo spôsob nahradenia ich podpisov (napr. menom, kódom, pečiatkou). Ďalej vedúci stanoví, v ktorej fáze obehu, ktorými pracovníkmi, v akom rozsahu a akým spôsobom sa účtovné doklady preskúmajú. Obeh účtovných dokladov je vlastne cesta dokladu od vyhotovenia až po uloženie v archíve.

Účtovné doklady sú dôležitým preukazným materiálom. Musia sa preto starostlivo uschovávať, aby sa mohli použiť pri kontrole a pri objasnení neskôr vzniknutých nezrovnalostí. Do konca účtovného obdobia sa uchovávajú doklady v príručnom archíve. Po ročnej uzávierke účtovných kníh sa účtovné doklady ukladajú do účtovného archívu, a to na obdobie určené zákonom o účtovníctve. V účtovnom archíve sa účtovné doklady ukladajú v súboroch (podľa účtovných období, druhov a čísiel). Uložené účtovné doklady sa zapisujú do viazanej archívnej knihy. Po uplynutí uschovacej lehoty sa účtovné doklady z účtovného archívu vyraďujú. Vyradenie sa poznamená v archívnej knihe. Vyradenie účtovných dokladov sa nazýva skartácia.

Príklad

Musia byť PPD a VPD opečiatkované organizáciou, alebo stačí iba podpis?

V § 10 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z.n.p. je ustanovené, čo musí obsahovať účtovný doklad. V zmysle uvedeného ustanovenia účtovný doklad musí obsahovať okrem iných skutočnosti podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie. Pritom podpisovým záznamom podľa ustanovenia § 32 ods. 3 sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme.
Z uvedeného vyplýva, že príjmové pokladničné doklady a výdavkové pokladničné doklady musia obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za zaúčtovanie účtovného prípadu.

Rozhodnutie o tom, či príjmové pokladničné doklady a výdavkové pokladničné doklady účtovná jednotka opečiatkuje, zostáva na účtovnej jednotke, pretože zo zákona o účtovníctve táto povinnosť nevyplýva.

Príklad

Firma pri kúpe PHM vypĺňa výdavkový pokladničný doklad. Aké údaje musia byť uvedené pri vyplňovaní výdavkového pokladničného dokladu?

Pokiaľ má spomínaný výdavkový pokladničný doklad funkciu účtovného dokladu, je nevyhnutné aby obsahoval náležitosti ustanovené prostredníctvom § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z.n.p. (ďalej iba "zákon o účtovníctve").

V predmetnom prípade ide teda o problematiku označenia účastníka účtovného prípadu (písm. b). Aj keď zákon o účtovníctve presnejšie nedefinuje potrebné náležitosti označenia účastníkov účtovného prípadu, možno vysloviť záver, že označenie by malo byť také, aby neumožňovalo zameniteľnosť účastníka účtovného prípadu z iných subjektom. V každom prípade by malo ísť o základné identifikačné údaje - obchodné meno, adresa prevádzkarne, IČO, DIČ a pod.