Účtovanie nákladov na cestovné

Náklady na cestovné sa účtujú na účte 512 Účet 512 - Cestovné (Nákladový - daňový) 512 – Cestovné. Na tomto účte sa účtujú náhrady výdavkov pri pracovných cestách – domácich aj zahraničných a s nimi súvisiace náklady.

Najčastejšie sa na tomto účte účtujú:

• náhrady cestovných výdavkov na verejnú dopravu (cestovné lístky, letenky, apod)
• stravné a vreckové
• náhrady za výdavky na ubytovanie a ostatné výdavky súvisiace s pracovnou cestou
• náhrady za používanie vlastného motorového vozidla

Na účte 512 Účet 512 - Cestovné (Nákladový - daňový) 512 sa účtujú všetky výdavky spojené s cestovnými náhradami, ktoré sú poskytované zamestnancom, konateľom a ostatným osobám, ktoré vymedzuje zákon o cestovných náhradách.

Ak účtovná jednotka poskytne náhradu za cestovné osobe, ktorá nespĺňa podmienky podľa zákona o cestovných náhradách, napríklad obchodnému partnerovi, tento výdavok sa účtuje na účet 513 Účet 513 - Náklady na reprezentáciu (Aktivní) 513 – Náklady na reprezentáciu.

Príklady účtovania cestovného:

Zamestnanec spoločnosti AKON s.r.o. bol vyslaný na pracovnú cestu v rámci Slovenskej republiky, pracovnú cestu začal ráno o 6:00 a skončil ju na druhý deň o 15:00. V rámci cestovného príkazu predložil zamestnávateľovi dva cestovné lístky, preukazujúce cestu autobusom, bloček z ERP z hotela s vyčíslením nákladov na ubytovanie, doklad od taxikára za prepravu z autobusovej stanice do hotela. Okrem dokladov preukazujúcich výdavky zamestnanca má zamestnanec nárok aj na stravné a vreckové, celková suma vyúčtovania predstavoval 136,50 eur. Zamestnávateľ poskytol zamestnancovi pred začiatkom pracovnej cesty zálohu na výdavky spojené s pracovnou cestou vo výške 100 eur. Účtovanie bude nasledovné:

Zamestnanec spoločnosti PRVA s.r.o. bol vyslaný na pracovnú cestu v rámci Slovenskej republiky, pracovná cesta trvala od 8:00 a do 18:30. Zamestnanec na pracovnú cestu použil vlastné motorové vozidlo. V rámci cestovného príkazu predložil zamestnávateľovi doklad preukazujúci nákup PHM. Zamestnávateľ zamestnancovi neposkytol žiadnu zálohu. Účtovanie bude nasledovné:

Pri účtovaní cestovných náhrad poskytovaných zamestnancom si môže účtovná jednotka zvoliť či bude používať účet 335 Účet 335 - Pohľadávky voči zamestnancom (Aktivní) 335 – Pohľadávky voči zamestnancom alebo účet 333 Účet 333 - Ostatné záväzky voči zamestnancom (Pasivní) 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom. Účet 335 Účet 335 - Pohľadávky voči zamestnancom (Aktivní) 335 je vhodnejší ak sa zamestnancovi vypláca záloha na pracovnú cestu skôr ako vycestuje.