7 funkcií, ktoré Vám ušetria čas pri spracovaní účtovníctva

Dobrý účtovnícky softvér by mal svojim používateľom ponúkať mnoho funkcií, ktoré výrazne pomôžu pri práci, uľahčia spracovanie agendy, ale hlavne ušetria drahocenný čas, a často aj nervy účtovníkov. Praktické funkcie a zautomatizovanie niektorých činností môže ušetriť až niekoľko desiatok minút týždenne, čo výrazne zvýši efektivitu práce a tiež napomôže k zníženiu chybovosti pri práci.

Viac vykonanej práce za ešte kratší čas

Cloudové účtovnícke softvéry prinášajú vďaka pokročilej technológii množstvo praktických funkcií, ktoré zabezpečia, že práca v nich je rýchla a pohodlná. Okrem toho má väčšina cloudových aplikácií moderný a používateľsky prívetivý dizajn, prehľadné menu a ľahké ovládanie. Jedným z cloudových softvérov, ktorý ponúka svojim používateľom zaujímavé funkcie, je aj softvér HELIOS One od stabilného slovenského výrobcu Asseco Solutions, a.s.

Obsahuje jednoduché, ale účinné funkcie, vďaka ktorým môžete preskočiť množstvo krokov a „klikov“, presvedčte sa sami:

1.       Automatické vypĺňanie údajov firiem

Prepojenie na databázu FinStat Vám uľahčí evidovanie nových obchodných partnerov, dodávateľov či odberateľov do číselníka firiem. FinStat je denne aktualizovaná databáza spoločností, ktorá v súčasnosti zahŕňa viac ako 381 000 podnikateľských subjektov zo Slovenskej republiky. Pri evidovaní novej spoločnosti postačí, ak napíšete IČO danej spoločnosti, alebo naopak prvé písmená z názvu spoločnosti, a program za Vás vyplní ostatné polia formulára, ako sú IČ DPH, DIČ a adresa spoločnosti. Pri evidovaní nových obchodných partnerov nemusíte strácať čas vypisovaním základných údajov, jednoducho to program urobí za Vás.

Dáta z databázy FinStat sú bezpečné a spoľahlivé, údaje o firmách čerpajú zo štátnych inštitúcií, ako sú Obchodný register, Štatistický úrad či Finančná správa SR.

2.       Fotografovanie dokladov prostredníctvom mobilnej aplikácie

O benefitoch obojstranného prístupu a možnosti pracovať nad rovnakými údajmi spolu, účtovník so svojím klientom - podnikateľom, sme Vás prednedávnom informovali. K jednej z najzaujímavejších, a tiež najobľúbenejších funkcií patrí možnosť vyhotoviť fotografiu akéhokoľvek dokladu pomocou mobilnej aplikácie HELIOS One. Fotografia, ktorú vytvorí Váš klient - podnikateľ, sa automaticky ukladá do aplikácie, kde k nej máte prístup aj Vy. Podnikatelia takto môžu zasielať doklady alebo pokladničné bloky, ktoré práve uhradili. Vy môžete okamžite tieto položky zaúčtovať, čo šetrí obom čas a v neposlednom rade aj peniaze.

3.       Práca s dokumentmi

Softvér HELIOS One ponúka svojim používateľom možnosť nahrať dokumenty do softvéru, a to hneď dvomi spôsobmi:

• podnikatelia môžu využiť mobilnú aplikáciu na zaslanie fotografie dokladu (bod č. 2)
• každý používateľ okrem toho môže nahrať súbor zo svojho počítača alebo tabletu

Do softvéru môžete jednoducho nahrať všetky dokumenty, ktoré potrebujete poslať Vášmu klientovi alebo naopak. Ďalšou zo šikovných funkcií je možnosť pripojiť prílohu k už existujúcim zaúčtovaným dokladom. K vytvorenému dokladu vo Vašom účtovníctve tak viete pridať dokument – prílohu a tak vytvoriť väzbu.
 

4.       Úlohy priamo v aplikácii

Často sa stáva, že potrebujete o niečom informovať svojho klienta alebo iba pripomenúť, ale písať e-maily a SMS sa vám neosvedčilo? Pre tieto prípady je priamo v aplikácii možnosť evidovať a prideľovať úlohy, zapísať si poznámky či takýmto jednoduchým spôsobom komunikovať so svojím klientom. Úlohy pritom vidíte Vy aj Váš klient priamo v úvodnom dashboarde, máte tak stále prehľad o dôležitých riešených úlohách.
 

 5.       Klávesové skratky

Rýchlejší pohyb, minimálna práca s myškou a jednoduché zadávanie konkrétnych akcií nad oknami a formulármi. Aj klávesové skratky vedia ušetriť veľa nepotrebných „klikov“ a tým zefektívniť prácu s ponukou a príkazmi v softvéri. Stačí poznať správnu kombináciu dvoch kláves a využívať ju môžete naprieč celým softvérom.
 

 6.       Kopírovanie dokladov

Niekedy dokáže prácu urýchliť a zjednodušiť aj jedno šikovné tlačidlo. „Kopírovať“ je možnosť, ktorá je dostupná skoro nad všetkými oknami aplikácie, pri konkrétnych položkách alebo aj na inými voľbách a miestach, kde by mohla používateľom ušetriť čas. Nemusíte tak vytvárať stále rovnaké faktúry a doklady, stačí ich skopírovať a upraviť podľa aktuálnej potreby.
 

 7.       Import elektronických bankových výpisov

Pri pár bankových pohyboch mesačne je táto funkcia efektívna, pri niekoľkostranových výpisoch sa stáva nevyhnutnosťou. Pomocou importu sa za pár sekúnd automaticky načítajú všetky položky z výpisu stiahnutého z Vášho internetbankingu, takže nie je potrebné údaje prepisovať. Ďalšou výhodou je, že funkcia zahŕňa tiež párovanie položiek bankového výpisu s faktúrami, ktoré sú už zaevidované vo Vašom účtovníctve. Nemusíte teda ručne priraďovať úhrady k jednotlivým faktúram, systém ich identifikuje za vás.

O benefitoch softvéru HELIOS One sa môžete dozvedieť viac na webe www.heliosone.eu, kde sa môžete zadarmo zaregistrovať a priamo si vyskúšať prácu v tomto jedinečnom softvéri.