Ako ušetriť čas pri preberaní a spracovaní dokladov?

Ako ušetriť čas pri preberaní a spracovaní dokladov?

• Dlho čakáte na doklady od klienta?
• Často nemáte úplné podklady pre spracovanie účtovníctva?
• Volajú vám každú chvíľu klienti kvôli informáciám o stave účtovníctva?
• Trávite množstvo času prepisovaním faktúr od klientov?

Určite každý účtovník dôverne pozná starosti, ktoré vznikajú pri komunikácií  a preberaní dokladov od klientov – podnikateľov. Podnikatelia musia odnášať svojmu účtovníkovi každý doklad, faktúru a iné podklady. Väčšinou má účtovník so svojim klientom dohovor, a ten mu nosí doklady v dohodnutých časových intervaloch. Druhá možnosť je, že podnikatelia nosia podklady iba občasne a nepravidelne, čo môže spôsobiť zmätok vo vedení evidencie a podobne. Veľa krát sa stáva, že nejaké podklady chýbajú a účtovník musí každú chvíľu vyvolávať klientovi, aby ich súrne doložil. V tomto prípade neostáva účtovníkovi nič iné iba čakať, aby mohol všetky doklady zaevidovať do účtovného softvéru a následne spracovať. Z podkladov potom vytvára zákonom stanovené výstupy, ako napríklad daňové priznanie, účtovnú závierku, daň z príjmov, DPH priznanie a pod.

V prípade, ak sa chce podnikateľ informovať o stavoch a pohyboch vo svojom účtovníctve, napríklad, či mu niektorý partner uhradil faktúru, musí volať svojmu účtovníkovi, aby mu túto informáciu dal. Tento zdĺhavý proces oberá o drahocenný čas, nielen účtovníka, ale aj podnikateľa.

Riešenie ponúka softvér HELIOS One

Cloudové účtovníctvo HELIOS One ponúka jednoduché a účinné riešenie na všetky tieto problémy.

Výhody ktoré prináša HELIOS One pre účtovníkov:

• šetrí čas - práca účtovníka sa výrazne zníži
• zabezpečí rýchlosť pri sprostredkovaní informácií
• vysoký interaktívnosť pri výmene informácií
• ľahká kontrola nad konkrétnymi procesmi
• efektivita v rámci komunikácie s klientom
• rýchla kontrola dokladov

Vďaka „obojstrannému prístupu“, ktorý podporuje zdieľanie dát medzi podnikateľom a účtovníkom sa obaja dostanú okamžite k potrebných informáciám. V reáli to znamená, že účtovník má ihneď prístup k vystaveným faktúram, ktoré vytvoril jeho klient. Nemusí teda čakať na to, kým mu klient prinesie kvantum vytlačených faktúr a opätovne ich zadávať do účtovníctva. Na druhej strane, podnikateľ má základné informácie a dáta o svojom podnikaní kedykoľvek potrebuje. Taktiež môže vystavovať a editovať faktúry, má prehľad o platbách, dlžníkoch a pod. Môže spokojne využívať výhody HELIOS One bez nutnosti poznať detailne účtovný systém.

Účtovník má súčasne kontrolu nad prácou podnikateľa, každý jeden vystavený doklad môže skontrolovať a v prípade chybných údajov upraviť. Skráti sa tak doba čakania napríklad v prípade zlých údajov pri vystavenej faktúre. Ak podnikateľ znova vstúpi do už vytvoreného dokladu, účtovníkovi na táto informácia zobrazí na úvodnej obrazovke aj pri konkrétnom doklade v stave dokladu – „opätovne otvorené“. 

Samozrejme, je k dispozícií aj praktická funkcia – uzamknutie dokladov – kedy môže účtovník zaúčtované doklady uzamknúť ku konkrétnemu dátumu a podnikateľ už nemôže vykonávať žiadne zmeny.

Ako zjednodušiť posielanie dokladov?

Softvér HELIOS One ponúka tiež mobilnú aplikáciu HELIOS One, ktorá je určená výhradne pre podnikateľov, aby im v stručných prehľadoch priniesla aktuálne informácie o stave ich účtovníctva kedykoľvek to budú potrebovať. Zároveň aplikácia ponúka možnosť vyhotoviť fotografiu akéhokoľvek dokladu.

Aké to však prináša výhody pre účtovníkov?

Predstavte si situáciu, že súrne potrebujete nejakú faktúru, ale klient je na služobnej ceste a nemá vám ju ako zaslať. Riešenie prináša využitie mobilnej aplikácie a jej funkcie vytvoriť fotografiu. Podnikateľ tak jednoducho potrebný doklad odfotí a ten sa vďaka obojstrannému prístupu ihneď zobrazí aj na strane účtovníka v evidencií „zoznam dokumentov na spracovanie“, kde môže s dokladom ďalej pracovať.

Na to stačí iba týchto zopár jednoduchých krokov.

1. Podnikateľ prostredníctvom mobilnej aplikácie odfotí doklady (môže to byť napríklad práve zaplatený pokladničný doklad, odfotená prijatá faktúra alebo iný dôležitý dokument).
2. Odfotený dokument sa automaticky ukladá do úložiska dokumentov, kam má vďaka obojstrannému prístupu dosah aj účtovník.
3. Účtovník teda ihneď vidí doklady, ktoré podnikateľ odfotil a môže ich vzápätí spracovať a zaúčtovať.
4. Toto celé sa udeje za pár sekúnd, doklady má účtovník prakticky ihneď k dispozícií bez zbytočného čakania.

Aké jednoduché, však? Ušetríte svoj drahocenný čas a pracujte efektívne a moderne s účtovným softvérom HELIOS One.

Jedinou podmienkou v rámci využívania plnej funkcionality softvéru je, aby oba subjekty – podnikateľ aj účtovník – využívali na prácu softvér HELIOS One. Potom môže jednoducho ktokoľvek z nich nadviazať spojenie prostredníctvom tlačidla „spojiť sa s používateľom“ a plnohodnotne využívať prednosti tohto softvéru. 

Článok napísala spoločnosť:
Asseco Solutions, a.s. (bývalý Datalock)
Spoločnosť, ktorá poskytuje najaktuálnejšie technológie v oblasti moderného softvéru už 20 rokov.
www.assecosolutions.eu