Majte účtovníctvo pod palcom

Spolupráca podnikateľa a  účtovníka  nie je vždy ideálna. Takáto spolupráca si vyžaduje istú súčinnosť, náležitú komunikáciu a zabezpečenie riadneho kolobehu dokladov a dokumentov. Pre pohodlné podnikanie  je základ mať vždy aktuálne informácie a údaje o stave účtovníctva. Pre účtovníka je dôležité mať vždy včas všetky potrebné podklady pre svoju prácu. Výmena dokumentov prebieha u mnohých podnikateľov a účtovníkov „štandardným spôsobom“. Faktúry sú zasielané a veľa krát stratené v spleti emailov, alebo skenované v nedostatočnej kvalite. Miera pre chybovosť je vysoká a strata času ešte väčšia. 

V súvislosti s modernými technológiami nastupuje éra komunikácie a posielanie dokumentov od podnikateľa priamo z mobilného telefónu, ktorý  môže mať neustále pri sebe.  Podnikatelia často nie sú spätí k svojej kancelárií,  ale venujú sa svojmu podnikaniu, či už na cestách alebo v súkromí domova. 

Efektívna spolupráca účtovníkov a podnikateľov

Znalosť účtovníctva vyžaduje nepretržité vzdelávanie v oblasti zákonov a predpisov, ktoré sa neustále menia.  Vedenie účtovníctva je tiež časovo náročné, s potrebou využívať aj iné prostriedky ako je napríklad špeciálny účtovnícky program  a nepísanou podmienkou je tiež zmysel pre detail a presnosť pri práci s číslami. Ak si na vedenie účtovníctva najme podnikateľ externú spoločnosť, zostane tak väčšina starostí na ich pleciach, čo podnikateľovi uberie zo záťaže a môže sa naplno venovať svojej firme, čo určite ocení. 

Podnikanie je, najmä pre začínajúcich podnikateľov, veľmi náročne. Práca si vyžaduje veľa úsilia a starostlivosti, aby sa podnik stal úspešným a prosperujúcim. Podnikatelia musia dokonale poznať tovar a služby ktoré ponúkajú, mať celkový prehľad nad potenciálnym trhom, správne smerovať komunikáciu k zákazníkom a taktiež byť pripravený riešiť vyskytujúce sa problémy, a to čo najrýchlejšie. Aby sa podnikatelia  mohli naplno venovať svojej činnosti, starať sa o napredovanie a rast svojej spoločnosti, a tým si tiež zabezpečiť čo najvyšší zisk, často prenechávajú vedenie účtovníctva na odborníkov – externé účtovnícke spoločnosti.  

Mobilná aplikácia  pre účtovníkov aj pre podnikateľov

Pre pohodlnú komunikáciu a prehľad o účtovníctve by sme preto radi dali do pozornosti  mobilnú aplikáciu HELIOS One (od spoločnosti Asseco Solutions – bývalý Datalock).  Táto mobilná aplikácia je určená  podnikateľom, ktorí chcú mať okamžitý prehľad o stave svojho účtovníctva, a tým aj podnikania. Aplikácia HELIOS One poskytuje okamžitý komplexný  prehľad o stave financií, záväzkov spoločnosti, ako aj jej pohľadávok, či aktuálnej výške DPH.  Pod jedným profilom je možné viesť evidenciu viacerých spoločností  s plnou podporou slovenskej alebo českej legislatívy. 

Mobilná aplikácia HELIOS One poskytuje tieto možnosti:

• evidencia odoslaných faktúr
• prehľad financií na všetkých účtoch a pokladniach (aj vo všetkých menách)
• sumárny prehľad záväzkov do splatnosti / po splatnosti
• prehľad financií potrebných na zaplatenie za nakúpené služby alebo tovar dodávateľom
• očakávané financie za vystavené faktúry, t.j.  očakávané platby od odberateľov
• sumárny prehľad pohľadávok do splatnosti / po splatnosti
• prehľadný zoznam najväčších dlžníkov
• aktuálny stav DPH v najbližšom priznaní
• vytvorenie novej fotky dokladu jednoducho cez ikonu fotoaparátu v menu aplikácie
• možnosť okamžitého zasielania vytvorených fotografií dokumentov účtovníkovi
• úložisko všetkých odfotených dokladov  priamo v systéme HELIOS One

Z používania mobilnej aplikácia podnikateľmi samozrejme čerpajú isté výhody aj samotní účtovníci. Pre správne a celkové využívanie funkcionality aplikácie je potrebné, aby podnikateľ aj účtovník využívali pre prácu softvér HELIOS One a mali vytvorený unikátny  „obojstranný prístup“.  Pomocou obojstranného prístupu získajú možnosť pracovať nad spoločnými dátami a vytvorí sa vzájomné prepojenie evidencií.  Dáta a údaje sú aktualizované v reálnom čase, odpadáva tak nekonečné čakanie na odovzdanie dokladov a faktúr, čo obom významne šetrí čas aj peniaze.

Okrem okamžitého prehľadu a prístupu k dátam je veľkou výhodou aplikácie aj jej interaktívna súčasť – využitie technického vybavenia smartfónu  - fotoaparátu. Aplikácia obsahuje možnosť  vytvorenia fotografie pomocou funkcie, ktorá sa nachádza priamo v menu.  Po vyhotovení sa fotografia automaticky ukladá priamo do úložiska dokumentov, kde k nej má prístup aj účtovník aj podnikateľ vďaka obojstrannému prístupu. Podnikatelia takto môžu svojim účtovníkom okamžite zasielať  vystavené doklady, zaplatené pokladničné bloky alebo iné dokumenty. Účtovník môže okamžite obsahujúce dáta spracovať  a vzápätí zaúčtovať. 

Mobilnú aplikáciu HELIOS One vyvinutú pre operačný systém iOS , nájdete v  App store. Pre operačný systéme Android navštívte Google play. V popise k aplikácií tiež nájdete detailnejší prehľad o funkciách, ktoré táto aplikácie poskytuje.

Využite efektivitu a výhody aplikácie HELIOS One už teraz.

Článok napísala spoločnosť:
Asseco Solutions, a.s. (bývalý Datalock)
Spoločnosť, ktorá poskytuje najaktuálnejšie technológie v oblasti moderného softvéru už 20 rokov.
www.assecosolutions.eu