Chyby v účtovníctve a ich oprava

K chybám rôzneho charakteru dochádza v podstate vo všetkých oblastiach ľudskej činnosti, nikto nie je dokonalý. Účtovná a daňová problematika je natoľko rozsiahla a zložitá, že vyvarovať sa akýchkoľvek chýb je veľmi  ťažko splniteľná úloha.

Pri vedení účtovníctva celkom bežne môže dôjsť k väčším či menších chybám. Jedná sa napríklad o tieto chyby:

• nezaúčtovanie účtovnej operácie (prijatej faktúry príp. iného dokladu),
• zaúčtovanie jednej operácie viackrát (duplicita),
• zaúčtovanie chybnej čiastky (preklep)
• zaúčtovanie operácie do nesprávneho účtovného obdobia (chybný dátum)
• použitie nesprávneho účtu (chybná analytika)
• ostatné chyby – nesprávne stredisko, variabilný symbol, popis

Tieto chyby môžu byť dôsledkom zlého interného kontrolného systému účtovnej jednotky, nevyhovujúceho obehu účtovných dokladov, nekvalitných vnútropodnikových smerníc, nedostatočnej inventarizácie k 31.12., a i.

Časové hľadisko opráv

Opravy sa vykonávajú spravidla v období, v ktorom došlo k zisteniu nesprávneho účtovania, v niektorých prípadoch je možné opraviť záznamy i v minulom období, v ktorom vznikli. Podľa okamihu zistenia chyby môže vzniknúť potreba opravy účtovného záznamu neuzavretého či uzavretého účtovného obdobia.

1. 1.       Opravy účtovných záznamov neuzavretého účtovného obdobia

Jedná sa o najjednoduchší prípad zistenia nesprávneho účtovania

• v bežnom účtovnom období
• v minulom období doposiaľ neuzavretom

Pokiaľ je to možné a dovoľuje to spôsob spracovania je možné vykonať opravu v tom období, v ktorom k tejto chybe došlo. Opravou však nesmie dôjsť k narušeniu zrozumiteľnosti a prehľadnosti už vykonaných účtovných záznamov.

1. 2.       Opravy účtovných záznamov uzavretého účtovného obdobia

Jedná sa o prípady, v ktorých je zistený nesprávny účtovný záznam v účtovnom období, ktoré bolo uzavreté. Účtovná jednotka po schválení účtovnej uzávierky nesmie pridávať ďalšie účtovné zápisy do uzavretých účtovných kníh. Do doby schválenia účtovnej uzávierky, najneskôr však do konca nasledujúceho účtovného obdobia, môže účtovná jednotka knihy opäť otvoriť a vykonať prípadnú opravu účtovných zápisov a zostaviť novú účtovnú uzávierku.

• Účtovná uzávierka nebola schválená - účtovná jednotka môže otvoriť uzavreté účtovné knihy, vykonať opravu záznamov a zostaviť novú uzávierku. Pre kontrolu je potrebné uchovať aj pôvodnú verziu účtovnej uzávierky. Takto otvárať účtovné knihy sa však príliš neodporúča, znovuotvorenie sa vykonáva len vo výnimočných a veľmi dobre odôvodnených prípadoch, kedy boli zistené významné chyby. So znovuotvorením účtovných kníh sú spojené vysoké administratívne a organizačné ťažkosti, zvýšené riziko chybovosti, atď. Pokiaľ teda nejde o niečo zásadné, je vhodnejšie vykonať opravu v tom období, v ktorom došlo ku zisteniu nesprávneho účtovania (tzn. v bežnom období)
• Účtovná uzávierka bola schválená, nie je možné otvoriť účtovné knihy – v prípade, že nie je možné otvoriť uzavreté účtovné záznamy, opravy sa vykonávajú v období, v ktorom došlo k ich zisteniu (tzn. v bežnom období). V bežnom období teda dôjde k ovplyvneniu účtovného výsledku hospodárenia. Prípadné chybne stanovená daň z príjmu či DPH je však potrebné riešiť dodatočných daňovým priznaním za opravované obdobie. Pri zásadnejších opravách je vhodné, aby účtovná jednotka vysvetlila dôvody a dopady vykonanej opravy v prílohe k účtovnej uzávierke.

Metódy opráv

Opravy účtovných záznamov je potrebné doložiť účtovnými dokladmi (opravný doklad, storno doklad, atď), v ktorom musí byť uvedené odvolanie na pôvodný chybný účtovný doklad či priložený tento pôvodný účtovný doklad. Musí byť  zaistená možnosť kontroly vykonanej opravy, tzn. nesmie sa jednať len o „náhradu“ pôvodného zápisu „výmenou“ za nový doklad rovnakej číselnej rady, ktorá by nedovoľovala kontrolu pôvodného /chybného/ a následného /opravného/ zápisu.

Iba v prípade, že chybný účtovný doklad ešte nebol zaúčtovaný je možné ho nahradiť dokladom správnym a vyhnúť sa tak opravným zápisom. Pri opravách záznamov v papierovej podobe postačí vykonať opravu na chybnom doklade tak aby chybný záznam zostal i po oprave čitateľný.

Zaúčtovanie opráv účtovných záznamov je možné vykonať dvoma spôsobmi:

Úplné storno

Storno pôvodného (chybného) zápisu totožným zápisom ale so záporným znamienkom (nemôže dôjsť k ovplyvneniu obratu na príslušných účtoch) a jeho nahradenie novým správnym zápisom, oba tieto zápisy je možné účtovať na základe jedného dokladu. 

Čiastočné storno

V prípade, že bola zaúčtovaná vyššia čiastka, je možné opravu vykonať čiastočným stornom, tzn. nemusí sa vykonať úplné storno a nový zápis ale zaúčtuje sa len rozdiel, tzn. oprava sa zaúčtuje jedným účtovným zápisom.

Doplňujúci účtovný zápis

V prípade, že bola zaúčtovaná nižšia čiastka, je možné opravu vykonať doplňujúcim účtovným zápisom.

Nový účtovný zápis

V prípade, že sa o niektorej operácii pôvodne vôbec neúčtovalo, je potrebné doplniť nový účtovný záznam.

Možnosti vykonania opráv závisia taktiež na type dokladu:

• nie je dovolené žiadnym spôsobom opravovať bankový výpis, pokiaľ je na ňom zistená nejaká chyba, je potrebné výpis v banke reklamovať a vyžiadať si nový bankový výpis
• rovnako ostatné externé doklady od iných subjektov (prijaté faktúry) musia byť vrátené a opravené ich zhotoviteľom,
• pokiaľ dôjde k chybe vyhotovenia pokladničného dokladu, celý doklad je potrebné stornovať a vyhotoviť nový